Unternehmen und ihre IT-Abteilungen müssen jedes Jahr mehr Leistung mit stagnierenden oder gar reduzierten Budgets erbringen. Neben knappen Investitionen gibt es aber weitere Herausforderungen. Dazu gehören beispielsweise fehlende Experten oder eine wachsende Zahl unterschiedlicher Anwendungen und Tools. Das Ergebnis sind oftmals überlastete Teams, ein „Wildwuchs“ an Applikationen und Unternehmen, die den Überblick über ihre IT verloren haben. Diese fehlende Transparenz ist oftmals die größte Herausforderung. Welche Systeme und Anwendungen kommen im Unternehmen zum Einsatz und welche sind obsolet oder müssten zumindest aktualisiert werden? Wie viele Lizenzen, Cloud-Kapazitäten oder Notebooks gibt es, die ungenutzt sind?
Diese Fragen sind von der IT-Abteilung nicht einfach zu beantworten und kosten Unternehmen bares Geld. Schätzungen gehen davon aus, dass nur 20 Prozent der IT-Ausstattung bekannt sind. Hinzu kommt in vielen Firmen ein zweistelliger Prozentsatz an ungenutzter Hardware. Diese Kostenblöcke werden nicht transparent genug dargestellt und weder die Geschäftsleitung noch der Einkauf oder die IT-Abteilung haben die notwendige Übersicht.
As-a-Service-Modelle schaffen Kostentransparenz
Dies ist ein Grund, warum eine Reihe von Firmen auf As-a-Service-Modelle umsteigt. Solche „Leasing-Angebote“ gibt es mittlerweile in den verschiedensten Varianten: Im Drucker-Segment beispielweise als Managed Print Services, einem Bundle bestehend aus Druckerflotte, Verbrauchsmaterialien, Support und Services. Notebooks lassen sich im Device-as-a-Service-Modell nutzen. Die Vorteile solcher Modelle liegen auf der Hand:
- Unternehmen sind in der Lage, die Kosten pro Monat transparent zu berechnen.
- Gleichzeitig werden nur die benötigten Geräte und Lizenzen eingekauft, inklusive der passenden Wartungs-, Reparatur- und Service-Verträge.
So lassen sich nicht nur die Kosten für die Hardware einfacher kalkulieren, sondern auch die für Software und Services. Firmen erhalten eine Übersicht über die Gesamtkosten der Ausrüstung, heruntergebrochen auf den einzelnen Mitarbeiter. Damit ist der Einkauf beispielsweise in der Lage zu entscheiden, welche Ausrüstung zum Einsatz kommen soll: Muss es das neueste, leistungsfähigste Notebook mit allen verfügbaren Software-Lösungen sein oder reicht vielleicht auch eine weniger performante Hardware nur mit den Applikationen, die der Nutzer auch regelmäßig benötigt?
Gewohnheit steht Transparenz im Weg
In vielen Unternehmen hat die Gewohnheit die Oberhand: Startet ein neuer Mitarbeiter, bekommt er ein neues Notebook statt einer gebrauchten, aber vielleicht erst wenige Monate alten Hardware oder eines wiederaufbereiteten Laptops, am besten gespickt mit neu lizenzierten Anwendungen – die er zum Ausüben seiner Rolle nicht benötigt. Die Gründe dafür: Das Unternehmen hat häufig keinen Einblick in die verfügbare Hardware und / oder die Zahl der Software-Lizenzen. Daher ist es einfacher, entsprechende Lizenzen zu buchen und ein neues Notebook zu kaufen. Diese Vorgehensweise kostet Firmen bares Geld, doch häufig sind die Kosten auf den ersten Blick nicht sichtbar.
Ein erster Schritt in Richtung Kostenoptimierung, aber auch einer höherer Transparenz ist die Implementierung entsprechender Flottenmanagement-Tools. Neue Workflows wie automatisierte Software-Updates oder Roll-outs erleichtern die Arbeit der IT-Teams, die sich auf anspruchsvollere Aufgaben fokussieren können. Darüber hinaus haben sie die Kontrolle über die Hard- und Software sowie den Datenzugriff und die Nutzung der Applikationen (wie auch der Lizenzen) – egal, ob die Nutzer sich im Büro befinden oder den PC remote einsetzen. Für die Anwender laufen viele Updates im Hintergrund ab und lassen sie unterbrechungsfrei arbeiten.
KI kann helfen, die Transparenz zu erhöhen
Die HP Workforce Experience Plattform (WXP) liefert Erkenntnisse über die IT-Flotte in Unternehmen. Die HP Workforce Experience Plattform (WXP) nutzt Milliarden von Datenpunkten, um Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben – lange bevor sie zu einer Belastung für Mitarbeiter werden. So reduziert sie den Aufwand des IT-Supports und schafft eine reibungslose, digitale Arbeitsumgebung.
Denn wie bei einer Vielzahl von Prozessen kann künstliche Intelligenz (KI) auch bei diesen Szenarien unterstützen und beispielsweise ungenutzte Hardware und Anwendungslizenzen identifizieren – und zwar standortübergreifend. Gleichzeitig schlägt sie Optimierungspotenziale vor, die auch auf der Rolle des jeweiligen Mitarbeiters basieren, sprich: welche Applikationen und Services er wirklich benötigt. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels unterstützt KI hier maßgeblich und entlastet die IT, aber auch den Einkauf, indem sie Überkapazitäten und Lücken ermittelt sowie Lösungsvorschläge anbietet.
Aber auch Hardware-seitig unterstützt KI. Zum einen optimiert sie je nach Nutzung des Notebooks den Energieverbrauch und das Batteriemanagement. Zum anderen trackt sie den „Gesundheitszustand“ des Gerätes und leitet – wenn notwendig – Wartungsprozesse ein, die auch remote ablaufen können (vorausschauende Wartung). Die Basis dafür sind Millionen gesammelter Telemetrie-Daten.
Das Ergebnis: Zufriedene Anwender – entlastete IT-Teams
Auch wenn der Einsatz von KI und anderen Tools dazu beiträgt, Prozesse effizienter und effektiver zu gestalten: Der Mitarbeiter sollte bei allen Aktivitäten im Mittelpunkt stehen. Denn die gesammelten Erkenntnisse über Nutzung und Gesundheit eines Notebooks verbessern die Erfahrung der Mitarbeiter – und letztlich ihr Engagement. Wie wichtig dies ist, zeigt der HP Work Relationship Index: Technologie ist einer von sechs wichtigen Aspekten für die Zufriedenheit der Mitarbeiter bei und mit ihrer Arbeit. Die Optimierung der Hardware-Flotte, von Software und Services trägt einen wichtigen Teil dazu bei.
Infografik zum HP Work Relationship Index 2025: 9 Gründe für ein neues Verhältnis zur Arbeit
